Doorlichting (bestuurs)secretariaten 

Overzicht. Uniforme werkwijzen. Plezierige werksfeer. Dat is wat je wilt. Maar soms is het zó dynamisch op en rond het secretariaat dat optimale ondersteuning in het gedrang komt.

Wij helpen de balans terug te brengen. Ook bij grote(re) secretariaten.

Soms is het nodig dat er iemand van buitenaf meekijkt en ziet en omschrijft wat er gebeurt. Zijn de werkwijzen nog passend bij deze tijd? Kloppen de uren, de taken en verantwoordelijkheden nog met hoe het eerder ging? Wat wil de organisatie uitstralen en is het secretariaat daar op ingericht?

Onze adviseurs/coaches werken vaak in duo’s om de slagkracht te vergroten en het tempo hoog te houden. Zij kunnen snel en prettig schakelen, krijgen zaken boven tafel en geven praktische, vaak direct toepasbare adviezen.

Zo komt er weer zicht op een bestuurssecretariaat dat de bestuurders optimaal kan ondersteunen.

Ben je van mening dat de secretariële (bestuurs) ondersteuning binnen jouw organisatie (nog) beter kan? Is er sprake van ingesleten (werk)patronen, minder efficiënte werkwijzen, verstoorde onderlinge verhoudingen of moeizame communicatie? 

Wij kijken graag mee naar waar het goed gaat en waar het beter kan. Je krijgt een helder advies en een beknopt en praktisch plan van aanpak waarmee concrete stappen kunnen worden gezet.

Dit is interessant voor organisaties die:

• Willen werken aan de optimale inrichting en werkwijzen van het bestuurssecretariaat, passend bij de eigen organisatie.
• Een 0-meting willen: hoe (goed) werkt het ons (bestuurs)secretariaat nu?
• Willen weten wat er nodig is voor een duurzaam, toekomstbestendig bestuurssecretariaat waar mensen met plezier hun werk doen.
• Inzicht willen in de daarbij de meest optimale bezetting qua formatie, niveau en competenties & vaardigheden.
  
  

Hoe gaan we (doorgaans) te werk

• We nemen vooraf relevante documenten door, zoals samenvatting meerjaren strategie, functiebeschrijving & inschaling (bestuurs)secretaresses, scholingsoverzicht en  andere documenten die door de opdrachtgever en secretaresses als relevant voor de doorlichting worden gezien.
• Deze input nemen we mee in de voorbereiding van de interviews met betrokkenen (de (bestuurs)secretaresses, bestuur(ders), leidinggevende, de bestuurssecretaris en/of andere betrokken managers). We inventariseren hun ervaringen en hun wensen.
• Daarmee gaan we naar de volgende stap, het meekijken op de werkplek naar de werkwijzen (werkprocessen, inzet en benutting digitale middelen, gebruik gezamenlijke schijf, gebruik mailboxen, hoe overdracht geregeld is etc.), de beschikbare middelen en de mogelijkheden tot verbetering die de secretaresses zelf zien.

Wij geven concrete en praktische adviezen

• Om te komen tot een meer efficiënte werkinrichting.
• Over uniformering van werkzaamheden. 
• Om de in te zetten veranderingen te kunnen borgen.

Indien gewenst, vervullen we naderhand ook een rol bij de implementatie van de adviezen.

Beoogd resultaat

Een zelfredzaam, proactief en zichtbaar bestuurssecretariaat. Een bestuurssecretariaat dat werkt volgens gemaakte afspraken, initiatieven neemt tot optimalisering van processen, verbinding zoekt, gevoel heeft voor prioritering en verantwoording neemt voor het nakomen van de gemaakte afspraken.

Het is helder wat de taken van de (bestuurs)secretaresses zijn. De (bestuurs)-secretaresses hebben de bij deze taken passende competenties & vaardigheden of worden op korte termijn in staat gesteld deze te verwerven.

(Bestuurs)secretaresses die weten wat van hen verwacht wordt, wat hun toegevoegde waarde voor de organisatie is én zich profileren, worden gezien.

En gezien en gehoord worden als een autoriteit op je vakgebied verhoogt het werkplezier!

Lunet

Kennismiddagen gaf concrete adviezen over de meest optimale positionering en inrichting van het secretariaat binnen de nieuwe organisatiestructuur van Lunet.  Onder meer over kwantiteit, kwaliteit, formatie en (uniforme) werkwijzen.

Een tijdelijke coördinator/teamleider vanuit Kennismiddagen heeft vervolgens de implementatie van de adviezen begeleid. Het aan het einde van de opdracht opgeleverde jaarplan en handboek geven ons concrete handvatten om de ingezette koers te bestendigen.

Stabiel, solide en betrouwbaar: de samenwerking met adviseurs/coaches Kirsten Hartevelt en Myriam de Roo van Kennismiddagen was constructief en plezierig!
Sharon Buquet, Secretaris Raad van Bestuur & Raad van Toezicht

MET ggz

‘De wens van zowel de directiesecretaresses als van de interne opdrachtgevers van MET ggz was een volgende stap zetten naar een integrale en toekomstbestendige invulling van de dienstverlening.

Kennismiddagen heeft MET ggz helderheid gegeven over de optimalisatiemogelijkheden en de uniformering van werkprocessen op kortere en langere termijn.

Adviseur Myriam heeft hierin vooronderzoek gedaan en een goed en praktisch rapport geschreven. De eerste adviezen zijn inmiddels naar tevredenheid in praktijk gebracht.’
Anja Pijls, raad van bestuur MET ggz

Universitair Medisch Centrum Utrecht

‘In samenwerking met Kennismiddagen werkt het bestuurssecretariaat van het UMC Utrecht aan de ontwikkeling van een “toekomstbestendig bestuurssecretariaat” waarbij onder andere het hybride werken, verdere ontwikkeling van (digitale) vaardigheden, teamrollen en zelforganisatie thema’s zijn.

Wij zijn erg blij met de professionele, positief-kritische en betrokken begeleiding van Ingrid de Jong en Marjoleine Kwak. Hun ervaring, kennis en energie motiveert het team om daadwerkelijk gezamenlijk een toekomstbestendig bestuurssecretariaat te realiseren.’
Lieke Franssen, Bestuurssecretaris | Raad van Bestuur, Directie Strategie en Beleid

Universitair Medisch Centrum Utrecht

Leuk om te kunnen delen: het UMC-U noemde ons in een vacaturetekst voor een Secretaresse Raad van Bestuur:
‘In samenwerking met Kennismiddagen werkt het team op dit moment aan de ontwikkeling van een “toekomstbestendig bestuurssecretariaat” waarbij onder andere het hybride werken, verdere ontwikkeling van (digitale) vaardigheden, teamrollen en zelforganisatie thema’s zijn.’

Zorggroep Noordwest-Veluwe

ZNWV wilde de secretariële ondersteuning van het (regio)management optimaliseren en onderlinge vervanging garanderen waardoor continue bezetting gewaarborgd wordt. De secretaresses vroegen ons om dit traject te begeleiden. Het was een plezierige samenwerking!

‘Samen hebben we verbeterpunten geïnventariseerd, heldere doelstellingen geformuleerd en projectgroepen samengesteld. Elke secretaresse participeerde in meerdere projecten. Gezamenlijk zijn we aan de slag gegaan, we hebben elkaar daardoor nog beter leren kennen. Tijdens 6 plenaire sessies hebben we onder leiding van Marjoleine en Ingrid de voortgang van de projecten besproken, aanvullende informatie meegegeven en tips meegekregen. Als eindresultaat hebben we als team secretaresses een gedragen jaarplan opgeleverd met haalbare doelen. Een jaarplan waar we trots op zijn en waar we mee door kunnen!’
Hiemke Timmer, Management Assistente Raad van Bestuur Zorggroep Noordwest-Veluwe

Kwintes

Ik heb Ingrid leren kennen als een betrokken interim-manager die haar werkzaamheden verricht met gevoel voor de organisatiecultuur. De adviesrapporten die Ingrid schrijft, bijvoorbeeld over inrichting managementondersteuning, zijn professioneel en goed onderbouwd.
Ineke Van Hooff, lid Raad van Bestuur Kwintes