Taakvolwassen teams

Optimaal samenwerken als team bestuurssecretariaat  

Taakvolwassenheid houdt in dat medewerkers bekwaam en bereid zijn om bepaalde taken uit te voeren. Het nemen van eigen verantwoordelijkheid staat hierbij centraal.

Medewerkers, in dit geval de bestuurssecretaresses, moeten aangeven wat ze wel of niet willen en kunnen, en wat ze nodig hebben om zich verder te ontwikkelen en de doelen te bereiken. Optimaal samenwerken als ’team bestuurssecretariaat’ is daarbij een belangrijke succesfactor. 

Wat doen we

Vanuit onze ervaring en expertise op het gebied van de sector én de vakinhoud van het secretaressevak, leveren we een bijdrage aan het:

• bespreken en bepalen van het gemeenschappelijke doel van het team, nu en naar de toekomst toe
• werken aan gezamenlijke verantwoordelijkheid en coördinatie
• gelijkwaardig samenwerken
• gezamenlijk besluiten nemen. 

Hoe doen we dat

Deelnemers gaan zelf aan de slag met de theorie van Tuckman. Tuckman onderkent verschillende fasen in relatie tot teamontwikkeling, onderverdeeld in de niveaus M1, M2, M3 en M4, de M staat voor maturity:

M1 Vormfase: teamleden werken vooral zelfstandig en hebben weinig zicht op wat hun collega’s doen.
M2 Stormfase: competitie en kleine groepjes (bondjes) binnen het team ontstaan.
M3 Normfase: saamhorigheid! Het inmiddels hechte team verzet zich tegen invloeden van buitenaf.
M4 Prestatiefase: er ontstaat een team waarin de teamleden elkaars talenten weten in te zetten.

Direct aan het begin gaan de deelnemers zelf ervaren hoe dat werkt, met de teamfases. En vooral: waar staan zij met hun team?

Er komen veel aspecten aan bod

• Taakvolwassen werken, wat houdt dat in voor ons/voor mij
• Waar zitten aandachtspunten
• Waar zit de winst
• Je krijgt te maken met eigen regie, eigen kracht, eigen verantwoordelijkheid: hoe geef je dat vorm
• Verdeling van taken en rollen in de teams: wie doet wat
• Onderlinge communicatie: hoe spreek je elkaar aan, wat verwacht je van elkaar
• Mutaties binnen of uitbreiding van het team.

Resultaat

Als team heb je inzicht gekregen in de dynamiek binnen het team en hoe je met elkaar die dynamiek zo optimaal mogelijk kunt inzetten. Je bent je ervan bewust dat het team steeds aan veranderingen/innovaties onderhevig is en het team daar een rol heeft én die rol kan pakken.

Eleos, specialist in christelijke ggz

Secretaresses van Eleos gingen twee dagdelen met elkaar aan de slag met het thema: hoe vorm je samen een sterk zelfsturend team; eigen regie, kracht en eigen verantwoordelijkheid: hoe geef je dat vorm?

‘Kennismiddagen heeft voor ons secretariaat in de GGZ een fijne training verzorgd. Ingrid en Marjoleine begrijpen ons vak en kennen het uit eigen ervaring. Dat is echt een verademing.
Ook weten zij te informeren over en aan te sluiten bij de ontwikkelingen in de zorg die het secretariaat raken. Zo hebben ze ons geholpen om nog beter als zelfsturend team te kunnen gaan functioneren en om onszelf meer op de kaart te zetten binnen de (veranderende) organisatie. Nu hebben we de goede kennis in huis om zoals van ons verwacht wordt vanuit portefeuilles te gaan werken. Dit heeft ons als team ook weer dichter bij elkaar gebracht. Dik tevreden dus!’
Marielle Drewel-Verwoerd, Secretaresse Ambulante behandeling Amersfoort

Kwadrant Groep, Drachten

Regiosecretaresses van de Kwadrant Groep volgden een in-company training voor zelforganiserende teams. Onderstaand bericht hebben zij via intranet met hun collega’s gedeeld:

“We leerden het verschil tussen zelforganiserend en zelfsturend, wat zijn belemmerings- en succesfactoren en welke fases kun je onderscheiden bij het formeren van zelforganiserende teams: vormfase, stormfase, normfase en prestatiefase. Dat laatste hebben we gevisualiseerd met het gebruik van stoelen en een doel! Kortom: heel interessant. En niet alleen voor zorgteams, immers wij kunnen als secretaresses ook bepaalde zaken in teamverband oppakken! Ingrid de Jong en Marjoleine Kwak hebben ons uitstekend begeleid in de discussie”.

Zorggroep Noordwest-Veluwe

ZNWV wilde de secretariële ondersteuning van het (regio)management optimaliseren en onderlinge vervanging garanderen waardoor continue bezetting gewaarborgd wordt. De secretaresses vroegen Ingrid en Marjoleine om dit traject te begeleiden. Het was een plezierige samenwerking!

“Samen hebben we verbeterpunten geïnventariseerd, heldere doelstellingen geformuleerd en projectgroepen samengesteld. Elke secretaresse participeerde in meerdere projecten. Gezamenlijk zijn we aan de slag gegaan, we hebben elkaar daardoor nog beter leren kennen. Tijdens 6 plenaire sessies hebben we onder leiding van Marjoleine en Ingrid de voortgang van de projecten besproken, aanvullende informatie meegegeven en tips meegekregen. Als eindresultaat hebben we als team secretaresses een gedragen jaarplan 2018 opgeleverd met haalbare doelen. Een jaarplan waar we trots op zijn en waar we mee door kunnen!”
Hiemke Timmer, Management Assistente Raad van Bestuur bij Zorggroep Noordwest-Veluwe