Samenwerking bestuurssecretaresse en bestuurssecretaris: samen sterker!

Haalt de secretaris de kastanjes uit het vuur, of de krenten uit de pap?

Vraag het aan bestuurssecretaresses en je krijgt heel verschillende antwoorden. Maar wat voor vrijwel iedereen geldt: het is zoeken naar een goed evenwicht en een prettige werkverdeling. Vaak gaat dat soepel, en soms wat minder:

‘De secretaris was een half jaar met ziekteverlof, toen heb ik een groot gedeelte van zijn taken naar volle tevredenheid overgenomen. Zodra hij weer beter was, moest ik deze leuke, inhoudelijke, taken weer teruggeven.’

‘Ik notuleerde al jaren de vergaderingen met de raad van toezicht. Nu doet de secretaris dat, en vraagt zij mij om (slechts) de voorbereidende werkzaamheden te doen. Hoe blijf ik nu inhoudelijk op de hoogte?’

Hoe ga je er mee om als taken verschuiven van jou naar de secretaris en/of (weer) terug? Dit soort kwesties komen tijdens deze Kennismiddag aan de orde.

• De samenwerking raad van bestuur, bestuurssecretaris en secretariaat én de verschillende wijzen waarop de samenwerking wordt vormgegeven in de praktijk
• Wat is een efficiënte, effectieve en optimale taakverdeling? Hoe kun je deze realiseren?
•  De invloed/het belang van het (politieke) klimaat van de zorgorganisatie op de samenwerking
• De invloed van de bestuurder en de sturende rol die hij/zij kan hebben in de samenwerking en de taakverdeling
• Functionele en hiërarchische werkrelatie: is de bestuurder je leidinggevende, of de secretaris?
• Werk je (alleen) voor de bestuurder, of ook voor de secretaris?
• Bewaken van het niveau van werkzaamheden: het benutten van ieders kennis, ervaring en vaardigheden
• Dilemma’s, uitdagingen en valkuilen.

Deze Kennismiddag gaat over de samenwerking, het krachtenveld, de helderheid in verdeling van taken en verantwoordelijkheden; hoe werkt dat in de praktijk? En vooral, hoe kunnen jullie elkaar in de verschillende functies aanvullen?

‘Ik werk al vele jaren heel nauw samen met de bestuurssecretaris. Ik haal er zelf ook veel voordeel uit, de secretaris laat veel aan mij over, waardoor ik nieuwe dingen op kan pakken.’

‘De secretaris en secretaresse kunnen elkaar ook gebruiken als sparringpartner; zeker als een bestuurder een volle agenda heeft en niet alles direct met de bestuurder kan worden afgestemd.’

Er is voldoende ruimte voor inbrengen van eigen aandachtspunten. In een plezierige sfeer kun je sparren met en leren van collega’s uit andere organisaties.

Resultaat

Je hebt (meer) zicht op je eigen verantwoordelijkheden en taken. Je bent je bewust van je meerwaarde en weet dit onder de aandacht van de bestuurssecretaris en de bestuurder te brengen. Ook hoor je deze middag van vakgenoten hoe zij hun functie invullen en daar kun jij je voordeel mee doen!

Spreker

Marjolijn Weterings werkt als zelfstandig bestuurssecretaris en jurist. Zij doet opdrachten in  het onderwijs, de zorg en de overheid.  Hierdoor heeft ze goed zicht op de wijzen waarop de samenwerking tussen het bestuurssecretariaat en de bestuurssecretaris vormgegeven wordt.

Eén of meerdere secretaresses uit deze organisaties schreven zich in voor 7 maart 2025

• PrimaCura / Tilburg