Doorlichting (bestuurs)secretariaten

Overzicht. Uniforme werkwijzen. Plezierige werksfeer. Dat is wat je wilt. Maar soms is het zó dynamisch op en rond het secretariaat dat optimale ondersteuning in het gedrang komt.

Wij helpen de balans terug te brengen. Ook bij grote(re) secretariaten.

Soms is het nodig dat er iemand van buitenaf meekijkt en ziet en omschrijft wat er gebeurt. Zijn de werkwijzen nog passend bij deze tijd? Kloppen de uren, de taken en verantwoordelijkheden nog met hoe het eerder ging? Wat wil de organisatie uitstralen en is het secretariaat daar op ingericht?

Onze adviseurs/coaches werken vaak in duo’s om de slagkracht te vergroten en het tempo hoog te houden. Zij kunnen snel en prettig schakelen, krijgen zaken boven tafel en geven praktische, vaak direct toepasbare adviezen.

Zo komt er weer zicht op een bestuurssecretariaat dat de bestuurders optimaal kan ondersteunen.

Ben je van mening dat de secretariële (bestuurs) ondersteuning binnen jouw organisatie (nog) beter kan? Is er sprake van ingesleten (werk)patronen, minder efficiënte werkwijzen, verstoorde onderlinge verhoudingen of moeizame communicatie? 

Wij kijken graag mee naar waar het goed gaat en waar het beter kan. Je krijgt een helder advies en een beknopt en praktisch plan van aanpak waarmee concrete stappen kunnen worden gezet.

Dit is interessant voor organisaties die:

• Willen werken aan de optimale inrichting en werkwijzen van het bestuurssecretariaat, passend bij de eigen organisatie.
• Een 0-meting willen: hoe (goed) werkt het ons (bestuurs)secretariaat nu?
• Willen weten wat er nodig is voor een duurzaam, toekomstbestendig bestuurssecretariaat waar mensen met plezier hun werk doen.
• Inzicht willen in de daarbij de meest optimale bezetting qua formatie, niveau en competenties & vaardigheden.

Hoe gaan we (doorgaans) te werk

• We nemen vooraf relevante documenten door, zoals samenvatting meerjarenstrategie, functiebeschrijving & inschaling (bestuurs)secretaresses, scholingsoverzicht en andere documenten die door de opdrachtgever en secretaresses als relevant voor de doorlichting worden gezien.
• Deze input nemen we mee in de voorbereiding van de interviews met betrokkenen (de (bestuurs)secretaresses, bestuur(ders), leidinggevende, de bestuurssecretaris en/of andere betrokken managers). We inventariseren hun ervaringen en hun wensen.
• Daarmee gaan we naar de volgende stap, het meekijken op de werkplek naar de werkwijzen (werkprocessen, inzet en benutting digitale middelen, gebruik gezamenlijke schijf, gebruik mailboxen, hoe overdracht geregeld is etc.), de beschikbare middelen en de mogelijkheden tot verbetering die de secretaresses zelf zien.

Wij geven concrete en praktische adviezen

• Om te komen tot een meer efficiënte werkinrichting.
• Over uniformering van werkzaamheden.
• Om de in te zetten veranderingen te kunnen borgen.

Indien gewenst, vervullen we naderhand ook een rol bij de implementatie van de adviezen.

Beoogd resultaat

Een zelfredzaam, proactief en zichtbaar bestuurssecretariaat. Een bestuurssecretariaat dat werkt volgens gemaakte afspraken, initiatieven neemt tot optimalisering van processen, verbinding zoekt, gevoel heeft voor prioritering en verantwoording neemt voor het nakomen van de gemaakte afspraken.

Het is helder wat de taken van de (bestuurs)secretaresses zijn. De (bestuurs)-secretaresses hebben de bij deze taken passende competenties en vaardigheden of worden op korte termijn in staat gesteld deze te verwerven.

(Bestuurs)secretaresses die weten wat van hen verwacht wordt, wat hun toegevoegde waarde voor de organisatie is én zich profileren, worden gezien.

En gezien en gehoord worden als een autoriteit op je vakgebied verhoogt het werkplezier!

Onze sprekers, adviseurs en coaches zijn wél actief in de onderwijssector, maar (nog) niet ingezet binnen onderwijsorganisaties voor deze specifieke dienst: het doorlichten en adviseren van bestuurssecretariaten, op weg naar een toekomstbestendig bestuurssecretariaat.

In de zorg en de overheid hebben we hier inmiddels ruime ervaring mee.  Zie hier ervaringen en referenties van onze opdrachtgevers om te lezen wat je van onze inzet mag verwachten.

Werk jij in het onderwijs en kunnen we mogelijk iets voor jou of je organisatie betekenen? Neem vooral even contact met ons op, we bespreken graag de mogelijkheden.